16 Dic Le regole sul lavoro facilitano il tuo team?
Quanto sono importanti le regole in un team
Ogni team, qualunque obiettivo abbia, deve dotarsi di regole (e procedure) per facilitare i processi, coordinarsi e ottenere il massimo risultato.
Le regole sono modelli di comportamento da seguire e non concetti da interpretare, per cui deve essere chiaro qual è il comportamento che ci si aspetta (o la sequenza di comportamenti nel caso di una procedura).
Se io dico “è fatto obbligo a tutti i dipendenti di presentarsi in orario” non è che sto dando una regola perfettamente chiara. Posso arrivare all’ingresso al mio orario e considerami puntuale. Altri potrebbero chiedermi di arrivare qualche minuto prima all’ingresso, in modo da essere puntuale alla mia scrivania.
Anche le procedure devono seguire questo criterio, ad esempio: “In caso di incendio uscire immediatamente dagli uffici. Utilizzare le scale. Radunarsi al punto di sicurezza del cortile ovest. Attendere l’incaricato per l’appello.” Questa è una tipica procedura di sicurezza che chiarisce, passo dopo passo, le regole da seguire in caso di incendio.
Condividere le regole
spesso, parlando con manager e imprenditori, sento spesso il concetto di “condividere le regole”. Con una certa ironia chiedo: “Quindi nella sua azienda votate l’opportunità o meno di mantenere, seguire o cambiare le regole?”
Ovviamente la risposta è no. Le regole in un’azienda esistono già, o perché pensate a tavolino, oppure perché c’è stato bisogno di crearle a seguito di intoppi, emergenze o risultati non in linea con quanto previsto. Non credo sia opportuno, all’arrivo di ogni nuovo collaboratore, che lui decida se e quali regole seguire!
Condividere le regole, lo declino nell’essere capaci di far percepire al collaboratore l’importanza di quella regola rispetto agli obiettivi del team e dell’azienda. Quindi le regole (e procedure) devono mantenere alcuni aspetti fondamentali.
Caratteristiche
- devono facilitare la coordinazione, la collaborazione, in generale i compiti dei collaboratori. Ragionare approfonditamente se, l’introduzione di una determinata regola, sarà di valore per tutti i membri del team. Domandarsi, cosa migliorerà (faciliterà)? Per quante persone?
- devono essere chiare nei loro vincoli e aree di autonomia. Quello che dicevamo sopra, ogni persona deve conoscere esattamente il limite, oltre il quale, non procedere. Ad esempio: “ogni ufficio ha un budget di 100,00€ mensili per la cancelleria. Oltre il quale è necessaria l’autorizzazione della Direzione.” Qui, ogni ufficio, ha chiara la cifra entro cui può essere autonomo e il limite oltre il quale domandare l’autorizzazione.
- devono essere applicabili universalmente a quel contesto. La regola deve essere applicabile a tutti, in quel determinato contesto. Ad esempio, la procedura antincendio, applicabile in un contesto dove ci sia un incendio è universale, vale per tutti e deve essere seguita da tutti.
deve essere chiaro a quali conseguenze si va incontro se si infrangono. Le eventuali sanzioni devono essere chiare, decise e comunicate in anticipo e applicate a tutti. Un regola infranta che non produce conseguenze è dannosa per due motivi: primo, minaccia la leadership del manager che viene percepito come incapace di far rispettare le regole. Secondo, crea una pericolosa forma mentis che vede le regole come “aspetti negoziabili” della vita lavorativa (e non solo), infranta una è più facile infrangerne altre.
Cambiare le regole si può?
Certamente, soprattutto se cambia il contesto. Oppure se la regola non è più funzionale. Immagina come sono cambiate le regole con la pandemia di COVID19!
Un buon leader è disposto ad ascoltare i collaboratori che mettono in discussione una regola. Si possono vagliare insieme i pro e contro, riferendosi sempre all’obiettivo del team o dell’azienda, ascoltando tutte le persone coinvolte. Un lavoro di questo tipo aiuta i collaboratori a sentirsi parte della squadra, a percepire di “contare qualcosa” e certamente saranno più invogliati a rispettare la regola.
Piuttosto che ribadire la regola infranta, richiamare alla lista di “regole aziendali” appese in bacheca, il buon leader dovrebbe spendere tempo a ricordare perché esiste quella regola, in che modo aiuta il team e facilita il lavoro; cosa succederebbe se tutti non la osservassero. Trattando l’altro come una persona adulta e in grado di comprendere.
Se gli argomenti di cui sopra mancano… forse la regola è da rivedere!
Costruire e mantenere regole e procedure in un ambiente aziendale (e non solo) è più facile di quel che pensi e aiuta il team a sentirsi unito e guidato da una leadership forte. Per maggiori informazioni scrivimi ora.
