Smart working, lavorare meglio

Lavorare meno aumenta la performance?

Da tempo, le aziende più all’avanguardia, si interrogano sulla settimana di quaranta ore canoniche. Molte di queste hanno spostato l’attenzione sugli obiettivi, piuttosto che sui tempi (e modi) per arrivarci. Molti si interrogano anche sulle modalità lavorative, in presenza, parziale o totale smart working.

Qualche realtà ha performato meglio, con dipendenti più produttivi e meno spreco di tempo. Altre realtà sono tornate sui loro passi (come in Francia sulla settimana di 35 ore) perché hanno perso competitività.

Con la situazione generata dal COVID19 l’argomento è tornato prepotentemente alla ribalta. La prima soluzione è stata l’introduzione dello smart working con sostenitori e detrattori, come ogni nuova esperienza porta con sé.

Nel futuro ritengo che bisogna ripensare il tempo/lavoro in un’ottica di performance, ragionare sul concetto di lavorare meno, lavorando meglio (più attenzione, scelta dei tempi e modi, accesso diretto alle risorse, migliore gestione del tempo).

Il lavoro imposto dalla pandemia non è propriamente smart working

Quello che molti lavoratori si sono trovati ad affrontare in questo complicato 2020, non può essere chiamato smart working. La risposta all’emergenza è stata spostare semplicemente il luogo di lavoro a casa, senza fare un cambio di paradigma, mantenendo l’idea di orari e controlli serrati (o assenza dei tipici controlli che si possono agire in presenza). Per molti questa situazione non ha significato lavorare meno, ma molto di più e in maniera poco efficiente. Pochissimi hanno idea di come misurare le performance dei collaboratori e si limitano a richiedere report giornalieri di quanto si è fatto.

Per lavorare meno bisogna cambiare mentalità e puntare alla responsabilità del collaboratore. Lo smart working deve essere gestito per obiettivi, chiari e condivisi, mentre può variare grandemente nei modi e nelle strategie (orari, luoghi, divisione del tempo in smart working e lavoro in presenza)

Lavorare più ore aumenta la produttività?

Secondo i dati Istat, in Italia si lavora 33 ore a settimana, 3 di più rispetto alla media europea, 4 rispetto alla Francia e 7 rispetto alla Germania. Tuttavia la nostra produttività è la penultima in Europa; peggio di noi solo la Grecia. Vediamo invece qualche caso virtusoso.

Mercedes Italia

In una ricerca, commissionata da Mercedes Italia, fatta dall’esperto Domenico De Masi (il maggiore studioso e teorico italiano dello smart working), mostra come i manager tedeschi della casa automobilistica abbiano un carico di obiettivi superiore del 30% ai manager italiani, ma lavorino il 30% in meno di questi raggiungendo il 30% di obiettivi in più.

Lo smart working di Ducati

Un altro esempio è costituito dalla Ducati (Gruppo Audi): dal 2014 impegna i lavoratori per circa 30 ore settimanali pagate 40, compresi turni nel weekend, con livelli di saturazione degli impianti quasi totale. Secondo Mario Morgese, responsabile Hrm Ducati, la produttività è aumentata del 40% e l’assenteismo diminuito.

Microsoft nell’ultra produttivo Giappone

Il gigante Microsoft ha sperimentato la giornata di 4 giorni lavorativi in Giappone, nel progetto Work Life Choice Challenge Summer 2019. Concedendo a 2300 dipendenti cinque venerdì liberi ad agosto 2019 senza abbassare gli stipendi. Non solo gli impiegati nel 92% dei casi sono stati più soddisfatti, ma la produttività è aumentata del 40%, con il 25% di tempo in meno di pause, l’uso dell’elettricità calato del 23%, il consumo di carta/stampe del 59%.

Lo studio in Nuova Zelanda

Il case history più completo è in Nuova Zelanda. Coordinato da ‘Four Day Week’ creato da Andrew Barnes e documentato nel White Paper (The four-day week guidelines for an outcome-based trial – Raising productivity and engagement), redatto in collaborazione anche con Auckland University of Technology (Aut). La riduzione dell’orario di lavoro a 4 giorni a settimana a parità di salario è stata sperimentata in modo progressivo, volontario. Infine, adottata con elevati risultati di produttività, diminuzione dello stress, aumento del coinvolgimento e benessere dei lavoratori, aumento della fiducia tra i lavoratori e tra il lavoratori e dirigenti, diminuzione dell’assenteismo, maggiore attrazione dei talenti.

Naturalmente, precisano i manager, deve essere chiaro che la diminuzione del tempo a parità di salario implichi il mantenimento della produttività, il raggiungimento degli obiettivi e la stessa cura dei clienti.

Lo smart working efficiente ha bisogno di un cambio di mentalità

Passare dal misurare l’impegno del collaboratore da ore lavorate a risultati ottenuti è la sfida per i manager italiani. Conciliare i modi e le strategie per arrivare all’obiettivo è una mediazione da condividere con i collaboratori.

Nell’affrontare la questione con i miei clienti spesso mi trovo a gestire una forma di pensiero piuttosto dicotomica: o in smart working o in presenza!

In realtà sono possibili molte soluzioni. Banalmente si può gestire la settimana con momenti di smart working e in presenza. Si può pensare a sfruttare il coworking per gruppi ristretti o team, che si possono incontrare in momenti diversi. Si può utilizzare semplicemente la flessibilità oraria e la ridistribuzione delle ore fra le diverse giornate della settimana.

La formazione del personale come alleata

Sicuramente bisogna formare i collaboratori e i manager, per rendere produttiva questa pratica. In aiuto dei nuovi assetti lavorativi il coaching e il counseling sistemico sono alleati preziosi per ridisegnare il modo di lavorare dei team e delle aziende.

A cominciare dalla definizione degli obiettivi, passando per la conciliazione delle modalità fra dipendente e proprietà, disinnescando i timori e aiutando a ottimizzare la gestione del tempo. Facilitare il cambio di paradigma mentale nel collaboratore, che deve organizzare autonomamente il proprio impegno, le scadenze e la gestione del processo.

Per arrivare a incrementare l’attenzione alla gestione dello spazio di lavoro, mediare fra le esigenze del lavoro e del nucleo famigliare, aiutare il professionista a costruire routine e strategie che gli permettano di staccare efficacemente quando si sta dedicando ad altre attività o la cura dei propri cari.

Nel gestire le diverse sinergie ed esigenze, disinnescare le preoccupazioni per lo smart working, trovare modi efficaci per misurare la performance gli strumenti del coaching e counseling sistemico possono fornirti un validissimo supporto e strategie funzionali che durano nel tempo.

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